RamBase QMS har en funksjon for å gjøre Walk observe communicate (WOC) prosesser enkle og effektive. 

 

WOC brukes til å sjekke og evaluere utføringen av en prosess / prosedyre eller selve prosessen/prosedyren. Den er tilgjengelig for alle dokumenter, men er utformet for operasjonelle prosedyrer. 

 

For å starte en WOC fra et dokument, gå til Kontekst-menyen (de tre prikkene) oppe til høyre på siden og velg Start WOC.

 

Det fører til følgende: 

  • Observasjonsfelter over dokumentet vil komme til syne: Et felt for Observatør (den som starter WOC-en er satt som standard og kan ikke endres) og et obligatorisk felt for a legge til en eller flere Observerte personer. 
  • En grå Avbryt knapp kommer til syne øverst til høyre og nederst til høyre i dokumentet. 
  • Et grått WOC-område kommer til syne til høyre for dokumentet. I dette området er det en Avmerkingsboks for kontroll og et Plussymbol for å legge til tiltak for hvert steg i prosedyren. 
  • Under dokumentet dukker det opp et område kalt Generisk WOC-sjekkliste. Dette er en generell liste som blir lagt til alle WOC-er.

 

En prosess/prosedyre kan ha flere deler som består av ett eller flere steg (sjekkpunkter). Hvert steg i prosedyren må legges til som en separat tekstboks hvis det skal være et eget sjekkpunkt. (Les mer om å legge til tekstbokser i dokumenter her.)

 

Det er ikke nødvendig å ha et sjekkpunkt for hvert steg, om ønskelig kan alt skrives i en tekstboks. Hele delen (tekstboksen) vil da bli et samlet sjekkpunkt. Hvert sjekkpunkt består av en Avmerkingsboks for kontroll og et Plussymbol for å legge til tiltak. 

 

Kontroller

Avmerkingsboksen har de følgende alternativene: 

  • OK (Avmerkingsboksen blir markert grønn med en hvit hake)
  • Ikke OK (Avmerkingsboksen blir markert rød med et kryss) 
  • IA (Avmerkingsboksen blir markert mørk grå med en hvit strek)
  • Tom 

 

Trykk på den aktuelle avmerkingsboksen og velg det riktige alternativet for hvert steg av prosedyren:

  • OK (Ett trykk på avmerkingsboksen)
  • Ikke OK (To trykk på avmerkingsboksen) 
  • IA (Tre trykk på avmerkingsboksen)
  • Empty 

 

Tiltak

Når en utfører en WOC, er det mulig å legge til et eller flere tiltak for hvert steg av prosessen/prosedyren. Trykk på Plussymbolet for hvert steg for å legge til ett nytt eller eksisterende tiltak. Velg Legg til eksisterende tiltak hvis det er relevant, hvis ikke, legg in informasjon om det nye tiltaket. Mesteparten av informasjonen er forhåndsutfylt av systemet, men det er mulig å redigere. Alle 7 felt er obligatoriske; 

  • Tittel
  • Ansvarlig
  • Beskrivelse
  • Tidsfrist  
  • Tiltakstype
  • Kategori – geografisk sted
  • LUKK - beskrivelse

 

Trykk på Lag tiltak for å registrere tiltaket. Gjenta prosessen for å legge til flere tiltak. Plussymbolet vil få et nummer ved siden av seg som indikerer hvor mange tiltak som er knyttet opp mot det spesifikke steget av prosedyren. 

 

Generisk WOC-sjekkliste

Under dokumentet har hver bedrift mulighet til å legge til en generisk liste med ett eller flere evalueringskriterier/overordnede steg som vil bli lagt til alle WOC-er. Disse sjekkpunktene er lagt opp likt som de andre sjekkpunktene i WOC-en. 

 

Vedlegg 

På bunnen er det forskjellige alternativer for å legge til vedlegg: 

  • Legg til media
  • Last opp fil 
  • Legg til URL
  • Legg til dokument

 

Avbryt/Fullfør WOC

WOC-en kan avbrytes ved å trykke på Avbryt knappen til høyre over og under det grå WOC-området. Etter en har valgt Observerte personer, vil Avbryt knappen omgjøres til en deaktivert Fullfør WOC knapp. For å avbryte etter dette, gå til Kontekstmenyen (de tre prikkene) i øvre høyre hjørne og velg Til dokument. Fullfør WOC knappen blir aktivert når alle sjekkpunktene er merket OK, Ikke OK eller IA.    

 

Legge til eller redigere den Generiske WOC-sjekklisten

Som nevnt over, er det mulig å legge til en generisk sjekkliste til WOC-er. Det kreves en Admin rolle for å legge til eller redigere denne lista. For å legge til en Generisk WOC-sjekkliste, gå til Navigering-menyen oppe til venstre og velg Administrasjonsverktøy, deretter Datasett og til slutt fanen WOC-er. Legg til sjekkpunkter via den blå Legg til kontrollpunkt og bruk dra-og-slipp for å plassere punktene i den foretrukne rekkefølgen. For å redigere eller slette et sjekkpunkt, gå til Kontekstmenyen (de tre prikkene) som hører til det spesifikke sjekkpunktet og velg Rediger eller Slett. PS! Sjekkpunktene som blir lagt til den generiske sjekklisten blir synlig i alle bedriftens WOC-er som blir startet.