Godkjente dokumenter
Systemadministrator kan endre ansvarlig person for dokumenter fra neste versjon av dokumentene av.
Dette betyr at varsler for revisjon eller tilbakemelding vil komme til den nye ansvarlige personen. Den første personen vil stå som ansvarlig vise som ansvarlig så lenge versjonen er gyldig.
Det er mulig å velge ett eller flere dokumenter å endre samtidig (bulk endring).
- Velg dokument(er) fra dokumentmappa
- Velg menyen (3 prikker) over dokumentene
- Velg endre ansvarlig (change responsibles)
- Legg til ny forfatter, verifiserer eller godkjenner
Du kan se hvem som er ansvalig for et dokument ved å velge Dokumentegenskaper
Fjern neste revisjonsansvarlig for valgte dokumenter
- Velg dette hvis du vil fjerne en person som er lagt til som ansvarlig fra og med neste versjon
Endre ansvarlig før arkivering av bruker
Hvis du skal arkivere eller slette en bruker som er ansvarlig for et dokument, får du et valg om å endre avnsvar ved arkivering / sletting. I dette tilfellet byttes alle dokumentene over til den samme nye ansvarlige. Hvis du ønsker å velge hvem som skal ha ansvar, benytter du funksjonaliteten "Endre anvarlige".
Eksempel:
En ansatt med ansvar for dokumenter (forfatter, verifiserer, godkjenner) skal slutte i selskapet og derfor arkiveres. Dokumentansvaret skal fordeles på flere personer.
- Søk opp dokumenter som hvor den ansatte har ansvar som forfatter
- Velg dokumenter fra søket og velg endre ansvarlige. Bytt ut forfatter med ny person.
- Gjør tilsvarende hvis brukeren også er verifiserer eller godkjenner (hvert sitt søk). Ta med status Til verifisering og Til godkjenning.
Arkiver så brukeren. Hvis du nå får et valg om å velge erstatter igjen, er dette for dokumenter som eventuelt IKKE har fått erstatter allerede.