Innholdsfortegnelse

En rolle bygges opp av krav og/eller dokumenter. Kravene til rollen bygges opp ved hjelp av dokumenter.

  • Dokumenter kan legges direkte til en rolle.
  • En rolle kan legges til flere avdelinger.
  • Et krav kan brukes i flere roller.
  • Et dokument kan legges til flere roller eller flere krav.

Denne prosedyren vil beskrive følgende:

Opprette rolle → Legg til rolle i flere avdelinger → Legg til/Opprette krav → Legge til dokument til krav


Hvordan lage en rolle med krav og dokumenter

Legg til en ny rolle

Først legger vi til en ny rolle:

  1. Klikk på Administrasjonsverktøy alternativet.
  1. Klikk deretter på Kompetanse alternativet.
  1. Finn Avdelingen hvor rollen skal være, eller legg den direkte under en eksisterende, f.eks. «Demobedriften».
  2. Klikk på 3 prikker ikonet ved siden av avdelingsnavnet.
  3. Velg deretter Legg til rolle alternativet.
  1. I Legg til rolle popupen, skriv inn navnet på rollen i Rollenavn feltet.
  1. Bestem om Rollen bør:
    • være Standard for avdelingen.
    • gjelde for Alle interne brukere.
    • gjelde for Alle eksterne brukere.

Note

Hvis alle alternativene er aktivert, så vil ; Alle brukere i avdelingen og underliggende avdelinger, ha denne rollen som standard.


  1. Hvis du vil fullføre opprettelsen av rollen, klikker du OPPRETTE knappen.

Legg til rolle i flere avdelinger

En rolle kan legges til i flere avdelinger.

Viktig

Relevante Rolleegenskaper, hvis den legges til i flere avdelinger:

  • Hvis avkrysningsruten Standard for avdelinger ikke er merket av, vil brukere fra tilleggsavdelingene ikke bli automatisk koblet til denne rollen.
  • Hvis avkrysningsruten Standard for avdeling er huket av, så vær oppmerksom på at brukere fra tilleggsavdelingene automatisk vil bli koblet til denne rollen.


  1. Klikk på Meny ikonet øverst til venstre og velg Administrasjonsverktøy alternativet.
  1. Deretter, i menyen til venstre, klikker du på Kompetanse for å liste opp Avdelinger og Roller.

Tips

Bruk Inkludere/ekskludere underliggende ikonet for bare å vise roller for den valgte Avdelingen.


  1. Finn Rollen som skal legges til flere Avdelinger og klikk deretter på det relaterte 3 prikk -ikonet.
  2. I popup-vinduet klikker du på Fest til avdelinger fanen for å liste opp alle avdelinger.
  1. Klikk for å markere avdelingene som rollen skal legges til, og klikk deretter på Høyre pil ikonet.
  • De Avdelingene hvor rollen vil bli lagt til, er oppført i listen til høyre.
  • For å fjerne en tildelt Avdeling, klikk på Slett ikonet ved siden av den aktuelle Avdelingen.


  1. For å fullføre, tilknytningen av rolle til flere Avdelinger, klikk på KNYTT TIL AVDELINGER knappen.

Legg til krav til rolle

Så legger vi til et krav til den nyopprettede rollen.

Krav kan opprettes, eller et eksisterende krav kan legges til i en rolle.

Tips

Hvis du vil bruke et eksisterende krav, følg denne prosedyren.


  1. Fra Kompetanse siden, finn rollen og klikk på 3 prikker -ikonet.
  1. Velg Legg til krav alternativet.
  2. Skriv inn navnet på kravet i neste popup.
  1. Hvis du vil legge til kravet, klikker du på OPPRETT knappen.

Legg til eksisterende dokument til krav

Videre legger vi til et dokument til kravet:

  1. Utvid listen for å finne det nylig opprettede kravet.
  2. Klikk på 3 prikker -ikonet.
  3. Klikk deretter på Legg til dokument alternativet.
  1. Velg dokumentene fra Dokumenter mappen.
  1. Du kan legge til dokumenter fra forskjellige mapper i en operasjon.

Merk

  • Du kan legge til dokumenter fra forskjellige mapper i en operasjon.
  • Du kan legge til dokumenter med hvilken som helst status (under utarbeidelse, til verifisering, til godkjenning, godkjent), men bare godkjente dokumenter vil være synlige for brukerne med rollen.


  1. Når relevante dokumenter er valgt, klikker du KOBLE DOKUMENTER knappen.

Hvis du vil se dokumentene som er inkludert i rollen, klikker du på rollen.

Koble et dokument fra en rolle

Du kan også koble fra et dokument fra en rolle ved å klikke på 3 prikker ikonet og velge Koble fra alternativet.


Endre dokumentegenskaper

Du kan rediger lesefrekvens, les innen dager, varsling via e-post og co-signering for hvert dokument ved å klikke på 3 prikker ikonet og deretter velge Egenskaper alternativet.

Du kan også aktivere Varsle umiddelbart alternativet, om du legger til et nytt dokument eller gjør en betydelig revisjon, på et eksisterende dokument og vil at brukerne skal bli varslet om oppdateringen, så snart som mulig.

Tips

Husk å klikke på LAGRE knappen når du redigerer dokumentegenskaper.